有效会议的 9 个秘诀
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•数字管理和领导力
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作者：比尔·菲利普斯
发布于2024 年 10 月 15 日
会议可以很有趣而且很有效，但是效率低下的会议可能会浪费你的时间，特别是在你很忙的时候。
这不仅适用于数字营销领域的从业者，也适用于任何行业。
无论是快速的团队会议还是需要集思广益或战略讨论的会议，都有一些简单但有效的规则可以遵循，以确保会议取得成功。
对于当今的工作场合来说尤其如此，很多人每周都会通过混合工作或远程工作的方式在办公室工作一段时间。
在这篇博客中，我们将分享您应该使用的 9 种简单技巧来成功召开会议，作为奖励，我们将介绍一些可以帮助您提高会议效率的AI 工具。
制定明确的议程
了解你期望的结果
找到合适的环境
准备谈话要点
让每个人都有机会发言
鼓励想法和解决方案
注意时间
定义明确的后续步骤和行动
寻求反馈
如何制定会议清单
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仅仅将人们聚集在一个房间（真实的或在线的）开会并希望获得最好的结果是不够的！
我们在数字营销研究所对会议的运作方式及其最佳运行方式进行了大量研究。
让我们来看看帮助您召开有效会议的九种方法。
1. 制定明确的议程
当你时间紧迫，又有很多事情要做时（就像大多数营销人员一样），没有目的的会议会很无聊。在会议前发送议程，这样人们就知道会发生什么，以及他们是否需要准备任何信息或做一些研究。
您还可以将议程显示在屏幕上，甚至打印出来（用于面对面会议），以帮助事情顺利进行。这对于在线会议尤其重要，因为人们远程工作，可能与活动或项目脱节。
如果会议偏离主题或分成小讨论，议程有助于将会议引回正轨。例如，您可以说“这是一个好主意，但目前还不适合。让我们将其添加到下一次 X 会议上进行讨论。”
“会议经常会偏离主题，失去目的，这会让与会者感到沮丧。主持人应该提前分享议程，以便与会者做好准备，在分配的时间内讨论所需内容，避免会议超时。”
- Orla Stack，数字营销研究所人力资源总监
2. 了解你期望的结果
从一开始，你就应该知道你想从会议中得到什么。
您在寻找创意吗？您需要获得预算批准吗？是为了在具有挑战性的项目中为团队成员提供支持吗？
明确你想要什么，并在整个会议期间努力确 澳大利亚消费者电子邮件列表 保你能从中获得成果。会议的最后几分钟应该用来讨论接下来的步骤并指派人员执行这些步骤。这有助于你制定一个每个人都知道的明确行动计划。
您还应确保每个受邀者都有自己的角色或参与团队或项目。如果他们可以做其他事情，就不要浪费他们的时间。
3. 找到合适的环境
如今，有了远程和混合工作，会议可以在任何地方举行。关键是要决定会议的最佳媒介，无论是在线会议还是亲自参加会议。
运营会议可通过在线方式快速管理。例如，通过召开圆桌会议并在会议结束时留出时间回答任何问题，即可轻松管理每日或每周的团队总结或冲刺。
只要您有明确的议程，业务建设者会议也可以远程管理。使用屏幕共享来共享演示文稿、幻灯片或视觉效果，以帮助确保每个人都能访问信息。
战略方向会议侧重于反思、新想法和集思广益，因此可能更适合面对面会议。考虑一下需要参与的同事，看看什么方法对每个人都有效。
应该有空间来适应人们的情况（例如给予足够的通知以便远程工作人员可以通勤到办公室），但不要忽视目的和期望的结果。
阅读：《如何管理远程团队（以及帮助你做到这一点的工具）》
