簡化應付帳款流程
Posted: Tue Dec 17, 2024 10:33 am
您的公司應該已經有應付帳款流程，但它運作順利嗎？這個過程（以及您對「順利」的定義）可能取決於組織和規模，並因組織和規模而異。透過簡化此流程，您不僅可以隨時了解所有帳單並與供應商保持良好的工作關係，還可以節省資金，因為許多供應商為商品和服務提供提前付款折扣。
根據金融營運研究所的數據，在一項有關應付帳款自動化的調查中，超過 42% 的受訪者獲得了不到 10% 的提前付款折扣。這損失了很多積蓄。
透過使用 Lucidchart 開發和記錄無縫的應付帳款工作流程圖表，保持正軌並為公司節省資金。
什麼是應付帳款？
首先，簡單回顧一下。
應付帳款，簡單來說，就是公司欠債權人的錢。 「債權人」可指貸款人，但最常見 泰國 電話號碼 的是指為公司提供開展業務所需的商品和服務的供應商。應付帳款很重要，因為它追蹤公司的流動負債，並可以證明公司以信用方式（與現金相比）購買商品和服務的歷史。從本質上講，應付帳款有助於管理公司的現金流。
另一方面，應收帳款與應付帳款完全相反，是公司所欠的流動資產。通常，當組織之間以信用方式開展業務時，他們會使用應付帳款和應收帳款來記錄交易。
應付帳款條款
雖然聽起來很簡單，但隨著公司規模的擴大，應付帳款流程變得更加困難，因此您需要在建立應付帳款流程流程圖之前查看這些條款：
採購訂單 (PO)：公司準備的文件，用於準確描述公司向供應商訂購的產品。
收貨報告：公司從供應商收到的貨物的文件。
供應商發票：供應商針對賒銷商品或服務所發送的發票或帳單。
三向匹配：用於確保供應商發票付款有效且準確的技術，比較採購訂單、接收報告和供應商發票以查看它們是否匹配。
憑證：用於批准付款的文件，通常用作三向匹配流程後附加採購訂單、收貨報告和供應商發票的封面頁。
供應商聲明：供應商的定期聲明，列出剩餘未付款額。
應付帳款流程是怎樣的？
現在您已經熟悉了應付帳款的目的和定義以及一些相關術語，您就可以建立應付帳款工作流程了。本文的其餘部分將概述制定您自己的應付帳款流程所需的步驟 - 我們甚至提供了一個範本來幫助您開始。
應付帳款模板
應付帳款範本（點擊圖片修改此範本）
1. 報告您的抵達文件
首先，您需要建立三個條目來報告文件的到達。
來自採購：您的採購部門將提供採購訂單 (PO)，記錄從供應商訂購的貨物。
從收貨開始：一旦供應商交付貨物，您的收貨部門將提供收貨報告。
來自供應商：供應商將為已訂購和收到的貨物提供發票。
為了視覺化應付帳款流程，您需要繪製每組到達單據的流程，並顯示如何報告和追蹤每組單據。
2. 完成一場三人比賽
一旦應付帳款部門收到採購訂單、收貨報告和供應商發票，他們就會對文件進行三向配對比較。
如果所有文件都一致，那麼您就處於良好狀態，可以繼續推進該過程。如果文件不一致，或您收到的供應商發票沒有相符的採購訂單或接收報告，則無法完成三向配對。在進入流程的下一步之前，您需要確定發票的有效性。
3. 準備好優惠券
根據金融營運研究所的數據，在一項有關應付帳款自動化的調查中，超過 42% 的受訪者獲得了不到 10% 的提前付款折扣。這損失了很多積蓄。
透過使用 Lucidchart 開發和記錄無縫的應付帳款工作流程圖表，保持正軌並為公司節省資金。
什麼是應付帳款？
首先，簡單回顧一下。
應付帳款，簡單來說，就是公司欠債權人的錢。 「債權人」可指貸款人，但最常見 泰國 電話號碼 的是指為公司提供開展業務所需的商品和服務的供應商。應付帳款很重要，因為它追蹤公司的流動負債，並可以證明公司以信用方式（與現金相比）購買商品和服務的歷史。從本質上講，應付帳款有助於管理公司的現金流。
另一方面，應收帳款與應付帳款完全相反，是公司所欠的流動資產。通常，當組織之間以信用方式開展業務時，他們會使用應付帳款和應收帳款來記錄交易。
應付帳款條款
雖然聽起來很簡單，但隨著公司規模的擴大，應付帳款流程變得更加困難，因此您需要在建立應付帳款流程流程圖之前查看這些條款：
採購訂單 (PO)：公司準備的文件，用於準確描述公司向供應商訂購的產品。
收貨報告：公司從供應商收到的貨物的文件。
供應商發票：供應商針對賒銷商品或服務所發送的發票或帳單。
三向匹配：用於確保供應商發票付款有效且準確的技術，比較採購訂單、接收報告和供應商發票以查看它們是否匹配。
憑證：用於批准付款的文件，通常用作三向匹配流程後附加採購訂單、收貨報告和供應商發票的封面頁。
供應商聲明：供應商的定期聲明，列出剩餘未付款額。
應付帳款流程是怎樣的？
現在您已經熟悉了應付帳款的目的和定義以及一些相關術語，您就可以建立應付帳款工作流程了。本文的其餘部分將概述制定您自己的應付帳款流程所需的步驟 - 我們甚至提供了一個範本來幫助您開始。
應付帳款模板
應付帳款範本（點擊圖片修改此範本）
1. 報告您的抵達文件
首先，您需要建立三個條目來報告文件的到達。
來自採購：您的採購部門將提供採購訂單 (PO)，記錄從供應商訂購的貨物。
從收貨開始：一旦供應商交付貨物，您的收貨部門將提供收貨報告。
來自供應商：供應商將為已訂購和收到的貨物提供發票。
為了視覺化應付帳款流程，您需要繪製每組到達單據的流程，並顯示如何報告和追蹤每組單據。
2. 完成一場三人比賽
一旦應付帳款部門收到採購訂單、收貨報告和供應商發票，他們就會對文件進行三向配對比較。
如果所有文件都一致，那麼您就處於良好狀態，可以繼續推進該過程。如果文件不一致，或您收到的供應商發票沒有相符的採購訂單或接收報告，則無法完成三向配對。在進入流程的下一步之前，您需要確定發票的有效性。
3. 準備好優惠券