幸運的是，建立文件並不一定是一件苦差事。當今的軟體文件工具和以下技術文件最佳實踐可以顯著加快流程並使其不再那麼乏味。透過規劃文檔，您還可以為您的用戶和其他受眾創建更好的技術內容。
在本文中，我們將探討如何輕鬆建立技術文件。
技術文件的目的
技術文件可以為使用者、其他開發人員以及任何需要了解軟體技術決策背後的思維方式的人提供指南。通常，技術文件包括有關如何編寫軟體以及如何排除或識別軟體問題背後的潛在根源的資訊。
人們閱讀或需要技術文件的原因有很多：
內部需求
您公司的行銷人員、開發團隊成員和支援 whatsapp 日本 團隊可能需要稍後再參考技術文件。
例如，您可以為您的團隊建立不同的技術文檔，該文檔與您在外部為客戶發布的內容不同。文件可以作為新工程師入職流程的一部分。您的團隊可能還需要了解他們的程式碼如何影響組織內的其他團隊，或使用文件來幫助規劃程式碼維護。良好的技術債管理也需要強而有力的文件記錄。
使用者和客戶需求
最終用戶及其合作的公司是公司外部人員的一個例子，他們可以從手邊的技術文件中受益。例如，他們可能會開發自訂整合並希望更多地了解您的軟體的工作原理，或者他們的工程師可能會使用文件作為對您的軟體的使用進行故障排除時的指南。
其他開發工作
文件還可以使創建整合的任何人、提供可與您的產品一起使用的服務或產品的任何人以及其他開發團隊受益。針對外部受眾的指南可能會有所不同，並且可能旨在讓那些不像您自己的團隊那樣熟悉您的軟體的開發團隊更容易理解。
編寫技術文件確實需要時間和精力，因此考慮技術文件的受眾是誰、他們想從您的文件中尋找什麼以及他們將如何使用您的資訊會很有幫助。從那時起，您應該盡力避免常見的文件錯誤。
管理技術文件的常見困難
優秀的技術文件需要時間來創建和維護，因此即使是最好的文件最終也可能包含錯誤並且不完美。這就是為什麼建立健全的技術文件管理流程很重要。當您計劃建立技術文件時，請記住以下常見問題，並規劃如何避免在技術內容中新增問題：
凌亂且難以閱讀：也許您知道自己想說什麼，但其他人沒有正確的上下文來理解您的訊息。或者，如果文件難以理解，您的受眾可能找不到他們正在尋找的指導。
太多的術語：即使某人具有與您相同的技術背景，他們可能不熟悉您在工作中使用的一些術語。
不一致：使用不一致的術語和概念的文檔可能會讓讀者感到困惑。例如，如果您的內容專門引用 Azure，但隨後突然使用 AWS 特定的術語而不發出警告，這可能會令人困惑，並且對讀者來說沒有什麼用處。
過時的內容：隨著時間的推移，您所寫的內容將會老化，需要更新或徹底修改。您可能會參考現在已經過時的技術，從而使過時的版本不再那麼有用。如果您的公司使用敏捷或發布相當頻繁，程式碼可能很快就會過時，並導致文件隨之過時。
當您在技術文件中遇到這些問題時，其價值就會降低。那些創建文檔的人應該盡一切努力從一開始就開發出無問題的文檔，並在整個生命週期中維護您的內容。
如何更快地建立技術文檔
從長遠來看，您從一開始就計劃和創建更好的文檔越多，過程就會越快。以下技術文件最佳實務可以簡化文件流程並確保內容對您的受眾有用。
技術文件管理
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建立模板
如果您發現自己一遍又一遍地創建類似的內容，創建自己的模板可以幫助您加快寫作速度並防止錯誤。模板可用於常見提醒和樣板，例如係統需求清單。
技術文件範本的最佳實踐
建立這些範本時，請考慮以下事項：
考慮一下設計。一個好的模板將經過精心設計或幫助您規劃最終版本的設計。智慧模板設計是在考慮受眾的情況下創建的，並對其功能進行了測試。如有必要，您的範本應包括如何使用和調整它的指南以及您想要維護的任何約定。
使模板使用簡單並使用適當的版本控制。
創建一次，然後連結回它。您可以根據需要在文字中引用其他部分，而不是複製貼上和用冗餘文字填充文件。理想情況下，您的文件應該是可導航的。
協作處理您的範本並與團隊的其他成員共用有用的範本。邀請他們發表評論、提出改進建議，並使用他們自己的文件貢獻來測試您的範本。
使用視覺效果
在文件中添加有吸引力的視覺效果而不是純文字文檔，可以使其更易於讀者理解。視覺效果還可以支持您的解釋，並使您的內容可供匆忙的用戶瀏覽。
文檔視覺效果範例
IT 流程流程圖：當使用者不想閱讀流程描述時，使用流程圖來描述流程會更容易。
