如何与同事有更好的沟通？

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你知道有效沟通的六个步骤是什么吗？例如，如果您正在给同事写电子邮件、为新团队成员提供在职培训或向管理层做重要演示，您必须进行清晰、简洁且易于理解的沟通。

但是，您在规划信息时是否会迷失方向，或者难以确定受众真正需要了解的内容？

在准备和演示过程中需要考虑很多因素，因此很容易忘记重要的一点。沟通周期是一个六步过程，可以帮助您开发和完善您的信息。它有助于确保您在第一次展示时不会忘记任何重要的内容，并可以最大限度地发挥影响力。通过将流程以循环的形式呈现，这种方法鼓励您使用收到的反馈来改善未来的沟通。

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在本文中，我们将研究沟通周期，并了解如何使用它来改善日常沟通。我们还将查看一个示例，该示例展示了如何使用它来提供重要的通信。

了解沟通周期
沟通周期提供了一个有用的清单，可以帮助您与受众进行有效的沟通。

提示1：
您可以将沟通周期应用于任何发生沟通的情况，但它可能对于准备和交付重要或复杂的沟通（例如团队或组织电子邮件、营销材料和演示文稿）最有用。

提示2：
通信周期不包括“测试”步骤。但是，您仍然可以应用步骤三、四、五和六来测试您的通信。 （例如，要求同事审阅和评论文本，或者在小组面前练习演示。）然后，当您再次开始循环时，您可以使用任何反馈来更改和改进您的信息。

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如何使用通讯循环？
请按照以下步骤使用循环：

第一步：明确你的目标
通过回答以下问题来整理您对要传达的信息的想法：

我在和谁沟通？
我想传达什么信息？我想实现什么目标？
我为什么要发送这条消息？我需要发送所有这些吗？
我想让观众感受到什么？
我的受众需要或想要从这条消息中得到什么？
我希望我的听众如何处理这些信息？
第二步：撰写/编码
现在您已经根据步骤 1 中的问题 乌克兰数据 组织了您的想法，开始撰写您的信息。问问自己：

传达此消息的最佳方式是什么？
我应该使用什么级别/类型的语言？
公众是否有关于该主题的任何信息？
我的受众是否需要任何额外的资源来理解我的信息？
我在信息中表达了情感吗？如果有，是哪些情绪？
听众会对我或我的动机做出任何可能破坏沟通可信度的假设吗？
第三步：传输/交付
传达信息的方式对于确保受众有效地接收信息至关重要。问问自己：

现在是发送此消息的合适时间吗？
当我的听众收到此消息时，他们的心理状态是什么？他们的工作量是多少？我应该如何表达我的信息才能考虑到这一点？
是否会有干扰因素影响沟通效果？ （在发表演讲或演示时考虑这一点尤其重要。）
我应该让其他人加入观众吗？
第四步：接收反馈
这是沟通周期中的基本步骤。如果没有听众的反馈，您将永远不知道如何改进传达信息的方式。请务必将某种类型的反馈流程作为沟通的一部分。例如：

您知道如何解读肢体语言并用它来指导您的演示吗？
最后会有问答时间吗？
您是否有一个从观众那里获取反馈的流程？
当您收到反馈时，这通常是您想要和期望的吗？
请记住在这里也使用间接反馈。您从沟通中收到了您想要的答复吗？从您收到的回复中您还能解读出什么其他内容吗？
第五步：分析/解读/学习
使用您在第四步中收到的反馈来学习和成长。根据您的情况，您可能需要重写消息并重试。 （小规模测试你的信息的好处之一是你可以在重要的日子之前完成它。）要问自己的问题可能包括：

您为何收到此反馈？这告诉你关于你的消息的什么信息？
为了得到你想要的回应，你可以采取什么不同的做法？
观众的感受是否符合您的预期？如果没有，为什么不呢？
您应该如何行动或采取不同的行为才能继续前进？
第六步：改变/改进
这一步完成了循环。除非你致力于学习和改变，否则世界上所有的评论都不会帮助你。这样做：

尊重并尊重您收到的反馈。如果您认为它是有效的，请改变您的信息或行为。
确定可以帮助您改进的资源。例如，向同事寻求帮助和建议；做更多测试；或者利用研究、课程、书籍、研讨会等。
通信周期的示例
使用通信周期非常简单。将其视为创建消息的清单。

以下是如何使用它的示例：

您负责组织中的 IT 工作，需要为您的首席执行官和高级管理层创建演示文稿。内容应准确解释 IT 部门的职责以及您负责的工作。演示的目的是展示 IT 对组织的重要性，以便您可以雇用更多员工来管理工作量，而不是在下一季度面临预算削减。了解如何使用沟通周期来有效地组织您的演示。

第 1 步：目标
我在和谁沟通？
首席执行官和执行委员会。

我想发送什么消息？
我必须表明 IT 是组织的重要组成部分，我们应该获得额外的资金来雇用更多员工。

我为什么要发送这条消息？
如果没有议会的理解，他们可能会削减我们明年的预算。

我想让观众感受到什么？
我希望他们对 IT 提供的有价值的服务感到兴奋，并担心如果我们的团队被裁减，公司可能面临的威胁。

我的受众需要或想要接收此消息吗？
我的听众需要充分了解 IT 的作用，并特别保护组织免受日常威胁。董事会需要有关我们过去两年为公司节省的资金的可靠数据。

我希望我的听众如何处理这些信息？
他们需要了解提供额外的 IT 融资符合他们的最佳利益。