Категории:Технологии Продажи и Маркетинг
ФейсбукLinkedIn
Для анализа баз данных доступны некоторые довольно мощные инструменты (SPSS, например). Однако эти инструменты могут потребовать многих часов обучения и даже специальных знаний (например, в статистике)… короче говоря, за неимением большого опыта, мы должны овладеть силой!
(Кстати, изображения в этой статье — в формате .gif. Нажмите на них и посмотрите!)
Вы можете этого не осознавать, но в ваших руках находится очень мощный инструмент анализа; вероятно, более мощный, чем вы когда-либо себе представляли: ваша мышь!
Вот несколько советов, которые германия телеграмма помогут вам эффективно проанализировать базу данных, например, при анализе продаж, используя такую простую программу, как Excel.
Как организовать базу данных
Чтобы облегчить себе жизнь, попробуйте объединить информацию в один лист Excel. Также четко обозначьте каждый из столбцов, чтобы легко находить информацию.
Чтобы эффективно использовать анализ данных Excel, всегда следуйте этому золотому правилу:
1 единица информации в строке
1 единица информации в каждом столбце
Например, предположим, что вы хотите проанализировать счета-фактуры за текущий год.
Вот пример того, чего не следует делать:
Идентификатор счета-фактуры Дата Продукт продан Общий клиент
20001 16 января 2016 г. 4 XYZ 400 долларов CABC Inc.
3 ЗАЩ 900 долларов
20003 23 марта 2016 г. 6 АБХ 1200 долларов ZZZ вкл.
1 СТУ 200 долларов
… … … … …
Если вы попытаетесь создать PivotTable, вы не сможете поместить эти результаты во временные рамки или узнать сумму по продукту. Анализ по счету-фактуре также невозможен. Вот что у вас должно быть:
А Б С Д Э Ф Г ЧАС
1 Идентификатор счета-фактуры Месяц Год Продукт продан КОЛ-ВО Цена за единицу товара Общий клиент
2 20001 01 2016 XYZ 4 100 долларов 400 долларов ABC Inc.
3 20001 01 2016 ОПРЕДЕЛЕНИЕ 3 300 долларов 900 долларов ABC Inc.
4 20003 03 2016 АБХ 6 200 долларов 1200 долларов ZZZ вкл.
5 20003 03 2016 СТЮ 1 200 долларов 200 долларов ZZZ вкл.
… … … … … … …
Формулы Excel: источник силы
Разве это мечта — достичь такой структуры? Нет! Excel предлагает множество формул, которые помогут вам достичь этого, не печатая все вручную. Вот несколько примеров:
Как разделить количество в поле «Продукт»:
Создать новую колонку
В этом новом столбце введите формулу: (=left(A2;2))
Что это делает: это говорит Excel извлечь первые 2 символа из ячейки A2. Вы можете легко скопировать формулу на всю вашу базу данных, выбрав ячейку в правом нижнем углу и перетащив вниз
Как разделить поле «Дата»:
Иногда может случиться так, что вместо даты, отображаемой как «16 января 2016 г.», у вас будет отображаться серийный номер типа 42385.
Позвольте мне показать вам нечто потрясающее:
В ячейке введите формулу = год (A2). Тада; у вас есть соответствующая дата! Попробуйте формулу = месяц (A2) или = день (A2), которая тоже работает!
Разделение информации:
Еще одна функция, которая весьма полезна! Предположим, вы хотите разделить информацию, которая всегда структурирована одинаково (например: 4 XYZ, 3 ABC), на 2 разных столбца. Вот константа: количество всегда разделяется пробелом. Выберите данные, которые вы хотите поместить в 2 столбца. Перейдите в Данные, Преобразовать. Выберите опцию Разделители, Далее и нажмите Пробел. Здесь ваши данные автоматически разделятся на 2 столбца!
Поиск и замена:
Эта функция волшебная! Предположим, вы хотите заменить все точки в столбцах запятыми. Это просто! Выберите данные, перейдите на вкладку «Главная», перейдите в «Найти и выделить» и нажмите «Заменить». Введите значение, которое вы хотите найти (в данном случае точку «.»), и введите значение, которым вы хотите его заменить (в данном случае запятую «,»). Вот и все!
Когда закончите, если вы хотите преобразовать свои формулы в значение, выберите ячейки, нажмите «Копировать», а затем щелкните правой кнопкой мыши. Выберите «Специальная вставка» и выберите «Значение» из меню.
Используйте возможности сводных таблиц
Когда ваша база данных будет готова, выберите данные и перейдите на вкладку «Вставка», затем «Сводная таблица». Нажмите «ОК», и вы увидите таблицу Excel для включения. В правом окне вы можете отобразить нужные вам значения в строке или столбце. С помощью этих таблиц вы можете преобразовать всю диаграмму. Разве это не крутая идея для вашей следующей презентации?
Совет : чтобы выглядеть профессионалом, при поиске решения с помощью формулы в Excel обратитесь к Google!
Пример: • Как преобразовать поле даты в Excel
Как сделать XYZ в Excel
Сообщество «Excellers» довольно креативное. И вы тоже в конечном итоге освоите Excel, как джедай!