如何使用 Octadesk 以最快的方式回复电子邮件

[jisansorkar12]

您的客户不想排队，更不用说服务协议了，对吧？因此，您需要知道如何快速回复电子邮件，否则您最终会失去客户。

近年来，WhatsApp 、Instagram和Facebook Messenger获得了很大的关注。即便如此，电子邮件仍然是公司与客户之间广泛使用的沟通渠道。不仅传达服务的进度或批准的购买，而且还传达一般性的沟通。

正如您所看到的，电子邮件服务的流量仍然非常高，您的客户的服务体验也不会有任何不同。但您的公司准备好了吗？

请参阅本文，了解 Octadesk 如何帮助您的团队完成此任务。

但为什么快速回复电子邮件很重要呢？
如何以最快的方式回复电子邮件（并获得快速回复）
了解如何以最快的方式回复电子邮件
阅读愉快！

但为什么快速回复电子邮件很重要呢？
最近，Octadesk 与 Opinion Box 合作开展了一项名为CX Trends 2022的调查，旨在了解巴西消费者体验的趋势。

这项研究在通过电子邮件提供客户服务时提出了一些极其相关的观点，例如：23% 的消费者希望在 10 分钟内收到通过电子邮件的回复：

每个通道的最佳响应时间
大量的信息使消费者变得更加直接，然而，这在公司中却并非如此。

2021 年 CX 趋势中提出的另一个极其相关的数据是，虽然 42% 的公司认为他们在响应请求方面非常有效，但只有 18% 的客户同意这一点：

服务评价图

好吧，但这是什么意思呢？公司认为自己提供的服务与实际的客户体验之间存在巨大差异。

知道电子邮件是一个“容忍”较长响应时间的渠道，这可能是让自己在市场上脱颖而出的绝佳机会。作为？

秘诀是确保通过此渠道联系我们的客户也能得到快速服务。为了实现这一目标，回复电子邮件的新方式将是通过对话。

客户不想在您的网站上填写表格，甚至不想发送电子邮件并在几天后收到回复。因此，将该渠道的服务体验转变为人性化、个性化至关重要。

更重要的是，公司的在线服务量增长了 31%，在线销售量增长了 27%（2021 年相对于 2020 年）：

疫情对服务和销售的影响
好的，那该怎么做呢？

如何以最快的方式回复电子邮件（并获得快速回复）
1.不再需要排队！
第一步是不要让您的客户感觉自己拿着协议号码站在长队中。没有人喜欢排队，如今，公司和客户之间的沟通需要更加个性化。

因此，通过电子邮件提供的服务不应与 WhatsApp、聊天或 Instagram 等数字渠道上的服务不同。使用一种工具，让您的团队可以在一个地方为所有渠道提供服务：

Octadesk 聊天屏幕

2. 代理商做好应对准备
第二步是利用技术来发挥自己的优势。使用在代理之间分发电子邮件的系统，以确保所有客户都有人回复他们。

当使用像 Octadesk 这样的系统时，到达收件箱的每封电子邮件都有一个所有者。换句话说，它是针对特定的服务人员，以便他或她可以针对该问题采取行动。

3. 数据、数据、更多数据
第三步是衡量团队的运营效率。这样，您就会了解您的客户是否等待很长时间才能得到 阿联酋电话号码列表 服务，或者问题需要多长时间才能得到解决。

换句话说，发现主要运营瓶颈将有助于采取行动改善整体客户体验。

4. 提供自动回复
第四步是让代理拥有一个工具，可以为最重复的案例提供现成的答案。

例如：您的团队经常收到有关如何交换产品的问题。这样团队就不会浪费时间总是回答相同的问题，只需注册快速答案或现成的短语即可。然后，只需点击几下，服务员就会将回复发送给客户。

这样，您的团队可以减少精力并更快地创造价值！

5. 具体是关键！
虽然我们巴西人是非常善于沟通的人，但有时我们不能说得那么具体。人们很常见地回答除所问问题之外的所有内容。

就电子邮件而言，我们甚至不说话！因此，建议是尽可能具体。如果客户问了几个问题，请复制每个问题并以项目符号格式插入答案。

哦，不用说，您应该仔细阅读每个请求，对吧？这样，您就可以仅理解并回答所询问的内容。值得记住的是，您必须使用客户的语言并尽可能避免使用技术术语，并且如果有的话，要使它们易于解释。

这样，您就可以避免客户发送更多电子邮件，从而延长解决问题的时间。那么，在点击“提交”之前，先进行一下审核怎么样？

6. 服务时间很重要！
如果客户发送了请求，您必须确定解决该请求需要多长时间。如果需要的时间超过 2 天，请与客户沟通后续步骤以及他们何时会收到回复。

否则，只需将该电子邮件保留在您的雷达上即可。在这方面，Octadesk 可以为您提供帮助，因为已解决的请求与已回复的消息保存在一起。

7. 很长的电子邮件，我为什么要你？
没有人值得收到一封巨大的电子邮件。如果你仔细观察，你会发现，如果只讲必要的内容，很多电子邮件都会更短。

这意味着什么？很多人这样说：

您向我们发送的请求已收到，我们将尽快采取行动。
而不是：

我们将尽快回复您的请求！
两句话的意思是一样的，但是第二句话的概括能力很强。好吧，并不总是能够总结，尤其是当你给出指示时。

但是，如果可能，请插入指向人们可以了解您的说明的页面的链接。如果没有，请记住：

写短句和段落；
使用粗体或斜体来突出重点；
使用编号、列表或主题等项目符号。
如果您想知道如何更快地回复电子邮件，这就是您的答案。

了解如何以最快的方式回复电子邮件
正如您在本文中所读到的，了解如何快速回复电子邮件是一种竞争优势。毕竟大多数企业根本就忽略了这个服务渠道。

“啊，但是如果这个人发了一封电子邮件，那是因为他们不着急！”

当然。她只发送了一封电子邮件，因为这是她觉得与贵公司交谈最舒服的渠道。这就是为什么不仅是电子邮件，而且您的所有服务和销售渠道都必须准备好快速响应。

鉴于所有这些，您拥有独特的机会来改变与Octadesk 的电子邮件渠道相关的客户体验。使用 Octadesk，您可以：