Как легко проанализировать базу данных с помощью Excel

[liza89]

Категории:Технологии Продажи и Маркетинг
ФейсбукLinkedIn
Для анализа баз данных доступны некоторые довольно мощные инструменты (SPSS, например). Однако эти инструменты могут потребовать многих часов обучения и даже специальных знаний (например, в статистике)… короче говоря, за неимением большого опыта, мы должны овладеть силой!

(Кстати, изображения в этой статье — в формате .gif. Нажмите на них и посмотрите!)

Вы можете этого не осознавать, но в ваших руках находится очень мощный инструмент анализа; вероятно, более мощный, чем вы когда-либо себе представляли: ваша мышь!

Вот несколько советов, которые германия телеграмма помогут вам эффективно проанализировать базу данных, например, при анализе продаж, используя такую ​​простую программу, как Excel.

Как организовать базу данных
Чтобы облегчить себе жизнь, попробуйте объединить информацию в один лист Excel. Также четко обозначьте каждый из столбцов, чтобы легко находить информацию.

Чтобы эффективно использовать анализ данных Excel, всегда следуйте этому золотому правилу:

1 единица информации в строке
1 единица информации в каждом столбце
Например, предположим, что вы хотите проанализировать счета-фактуры за текущий год.

Вот пример того, чего не следует делать:

Идентификатор счета-фактуры Дата Продукт продан Общий клиент
20001 16 января 2016 г. 4 XYZ 400 долларов CABC Inc.
3 ЗАЩ 900 долларов
20003 23 марта 2016 г. 6 АБХ 1200 долларов ZZZ вкл.
1 СТУ 200 долларов
… … … … …
Если вы попытаетесь создать PivotTable, вы не сможете поместить эти результаты во временные рамки или узнать сумму по продукту. Анализ по счету-фактуре также невозможен. Вот что у вас должно быть:

А Б С Д Э Ф Г ЧАС
1 Идентификатор счета-фактуры Месяц Год Продукт продан КОЛ-ВО Цена за единицу товара Общий клиент
2 20001 01 2016 XYZ 4 100 долларов 400 долларов ABC Inc.
3 20001 01 2016 ОПРЕДЕЛЕНИЕ 3 300 долларов 900 долларов ABC Inc.
4 20003 03 2016 АБХ 6 200 долларов 1200 долларов ZZZ вкл.
5 20003 03 2016 СТЮ 1 200 долларов 200 долларов ZZZ вкл.
… … … … … … …
Формулы Excel: источник силы
Разве это мечта — достичь такой структуры? Нет! Excel предлагает множество формул, которые помогут вам достичь этого, не печатая все вручную. Вот несколько примеров:

Как разделить количество в поле «Продукт»:
Создать новую колонку
В этом новом столбце введите формулу: (=left(A2;2))
Что это делает: это говорит Excel извлечь первые 2 символа из ячейки A2. Вы можете легко скопировать формулу на всю вашу базу данных, выбрав ячейку в правом нижнем углу и перетащив вниз
Как разделить поле «Дата»:
Иногда может случиться так, что вместо даты, отображаемой как «16 января 2016 г.», у вас будет отображаться серийный номер типа 42385.
Позвольте мне показать вам нечто потрясающее:

В ячейке введите формулу = год (A2). Тада; у вас есть соответствующая дата! Попробуйте формулу = месяц (A2) или = день (A2), которая тоже работает!

Разделение информации:
Еще одна функция, которая весьма полезна! Предположим, вы хотите разделить информацию, которая всегда структурирована одинаково (например: 4 XYZ, 3 ABC), на 2 разных столбца. Вот константа: количество всегда разделяется пробелом. Выберите данные, которые вы хотите поместить в 2 столбца. Перейдите в Данные, Преобразовать. Выберите опцию Разделители, Далее и нажмите Пробел. Здесь ваши данные автоматически разделятся на 2 столбца!
Поиск и замена:
Эта функция волшебная! Предположим, вы хотите заменить все точки в столбцах запятыми. Это просто! Выберите данные, перейдите на вкладку «Главная», перейдите в «Найти и выделить» и нажмите «Заменить». Введите значение, которое вы хотите найти (в данном случае точку «.»), и введите значение, которым вы хотите его заменить (в данном случае запятую «,»). Вот и все!
Когда закончите, если вы хотите преобразовать свои формулы в значение, выберите ячейки, нажмите «Копировать», а затем щелкните правой кнопкой мыши. Выберите «Специальная вставка» и выберите «Значение» из меню.
Используйте возможности сводных таблиц
Когда ваша база данных будет готова, выберите данные и перейдите на вкладку «Вставка», затем «Сводная таблица». Нажмите «ОК», и вы увидите таблицу Excel для включения. В правом окне вы можете отобразить нужные вам значения в строке или столбце. С помощью этих таблиц вы можете преобразовать всю диаграмму. Разве это не крутая идея для вашей следующей презентации?

Совет : чтобы выглядеть профессионалом, при поиске решения с помощью формулы в Excel обратитесь к Google!

Пример: • Как преобразовать поле даты в Excel

Как сделать XYZ в Excel
Сообщество «Excellers» довольно креативное. И вы тоже в конечном итоге освоите Excel, как джедай!